Mitarbeiterinformationssysteme

„Mitarbeiterinformationssysteme“ klingt kompliziert, ist es aber nicht. Der Hype um die Prozesse der HR-Abteilungen für Recruiting und Informationsmanagement der Angestellten erklimmt ein neues Niveau. Waren es 2015 noch Insellösungen für die Mitarbeiterkommunikation so sind es 2018 umfangreiche Plattformen zur Steuerung relevanter Mitarbeiterprozesse. Diese Systeme basieren mittlerweile auf einer bidirektionalen Ebene, so dass Feedback durch intelligente Algorithmen in Kennzahlen umgewandelt werden können.

Im Englischen sprechen wir von „Employee Self Service“ und kürzen dies mit ESS ab. Diese Bezeichnung wird in der Branche hauptsächlich verwendet.

 

Digitale Mitarbeiterinformation – Welche Unternehmen spielen mit?

Die Anfragen für abteilungsübergreifende Mitarbeiterinformationssysteme erhalten wir vor allem von Unternehmen, die industriell Produkte herstellen und ca. 50 Arbeitnehmer ohne eigenen Betriebs-PC beschäftigen. Parallel setzen immer mehr Firmen in der Dienstleistung (Gastronomie, Pflege) einfache und schnelle Applikationen für die Kommunikation mit den Mitarbeitern ein

Merkmale Industrie Merkmale Dienstleistung
Personalkosten flexible Dienstplangestaltung
Produzierendes Gewerbe Hohes Maß an Mobilität
100 – 5.000 Mitarbeiter Lange Einarbeitungszeiten
meist Schichtdienst (2-3 Schichten) fehlende Übersichten
Betriebsrat vorhanden

Mitarbeiter arbeitet am Laptop mit Informationssystem

Diese sinnvollen Funktionen sollten dabei sein

In der Einleitung schon kurz erwähnt, erstrecken sich innovative Mitarbeiterinformationssysteme über mehrere Kanäle im Unternehmen. Das als Plattform gedachte Konstrukt, vermittelt die Daten an die jeweiligen Abteilungen und Prozessknoten, die mit folgenden Lösungsansätzen argumentieren:

  • Schicht- und Dienstplansteuerung (Urlaubspläne, Krankmeldungen)
  • Sicherheitsunterweisungen (Zutrittskontrolle)
  • Intranet & Infotainment (interne Unternehmenskommunikation)
  • Arbeitsanweisungen (betriebliche Auftragsabwicklung)
  • Zeiterfassung & Lohnbuchhaltung
  • Personalverwaltung
  • Notfallmanagement (Havarie)
Rudimentäre Prozessgrafik für Mitarbeiterinformationssysteme
Einfache Übersicht der Funktionen.

Sofort starten – Digitale Dienstplanung in der Gastronomie

Etwas konkreter sind die Lösungen in der Dienstleistung für Gastronomie, Handwerk und Pflege. Hier müssen viele Mitarbeiter ständig erreichbar und mobil sein, so dass Verwaltungsprozesse und Dienstplansteuerung zu einer echten Herausforderung wird. Aber junge Entwickler haben auch hier bereits Applikationen programmiert, die die Arbeitsabläufe extrem vereinfachen, Zeit sparen und Kosten senken.

Dienstplan per App gestalten mit Planday

Schnittstellen zu Ihrer Kasse

Da die Steuerung der Mitarbeiterinformationen wie Dienstplan und Stundenabrechnung als zusätzliches Modul in bestehende Infrastruktur integriert werden soll, entwickelt die Softwarelösung passende Schnittstellen für den Point of Sale. Aktuell stehen Verbindungen zu Gastrofix, FlexyBox, Omnivore und DATEV für die Kunden zur Verfügung. So ist die Überwachung und der Vergleich von Arbeitskosten und Umsatz möglich. Dadurch lässt sich eine effiziente Einsatzplanung generieren.

Die nächsten Schritte

Überlegen Sie sich, welche Abteilungen und Entscheider in Ihrem Unternehmen eine Schnittstelle zur gezeigten Grafik administrieren könnten. Holen Sie alle verfügbaren Personen ins Boot, die final ein Veto einlegen könnten. So sind Betriebsrat, Gleichstellungsbeauftragte, Datenschützer, Marketing, IT und Geschäftsführer Ansprechpartner für das Personalmanagement für die Investition einer solchen Lösung. Lassen Sie sich aber nicht von unsinnigen Argumentationen aufhalten. Die Digitalisierung wird auch bei den Mitarbeiterinformationssystemen nicht halt machen. Starten Sie mit einfachen und kostenüberschaubaren Modulen, so dass Mitarbeiter Stück für Stück an die neuen Tools herangeführt werden und dadurch Nutzungsbarrieren abgebaut werden.

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