Hotelomat – Self Service Hotel Check In

Immer wieder werden wir nach automatisierten Systemen gefragt, wo der Hotelgast allein einchecken soll und somit den Schlüssel vom Hotelzimmer von einem Self-Service-Terminal bekommt. In diesem Artikel stellen wir Tipps für die Anschaffung von einem Hotelomat (d.Red.) vor und grenzen sowohl die diversen neumodigen Übernachtungskonzepte als auch die Funktionalitäten der Check-In Automaten für die Hotels ab.

Hotelomat im Anmeldeprozess für das Gastgewerbe

Für wen ist ein Hotelomat geeignet?

Ein Hotelomat ist für jeden Hotelier geeignet, der Personalkosten einsparen muss / kann / soll. Anders formuliert: Jeder Hotelleiter, der nicht das richtige Personal für die Rezeption hat, sollte sich mittelfristig die Anschaffung eines Hotel-Check-In-Terminal überlegen.  Ausgangspunkt ist die effektive Besetzung des Empfangstresen, die wiederum abhängig vom Durchlauf der Gäste ist. Ein Urlaubshotel mit festen An- und Abreiseterminen kann Spitzen ebenso mit einem Automat abfangen wie ein Hotel in der Stadt, wo täglich die Betten neu vergeben werden.

Welches Schließsystem ist vorteilhaft?

Basis aller Überlegungen zur automatisierten Ausgabe der Schlüssel ist die Analyse der Zielgruppe sowie das bestehende Schließsystem der Hotelzimmer. Im Fokus sind drei Arten von Türsystemen:

  1. der klassische analoge Schlüssel
  2. Plastikkarten
  3. Zahlenschloss

Für die Form und Größe sowie dem Handling des Check-In Terminal ist die Ausgabe von normalen Schlüsseln eher unvorteilhaft. Platz für passende Boxen oder Ausgabefächer muss vorhanden sein. Nach dem Prinzip der DHL Packstationen würde sich das aber umsetzen lassen.

Beim Einsatz vom RFID Plastikkarten wird ein entsprechender Kartendispenser im Kiosksysteme benötigt. Abhängig vom Durchlauf der Anmeldungen außerhalb der Rezeptionszeiten können bis zu 150 Blanko-Karten im System vorrätig sein. Im Workflow kann eine Rückgabe eingeplant werden.

Wenn die Hotelzimmertüren mit digitalen Zahlenschlössern ausgestattet sind, dann kann der Hotelomat schlank und einfach gestaltet werden. Bezahlkomponenten (Kartenzahlung) können somit flexibel platziert werden.

Hotelomat – Ausstattung und Komponenten

Self-Service am Hotelomat beim Check-In.Wie erwähnt benötigt jede Einrichtung andere Komponenten und Funktionalitäten, denn Türschließsysteme und grundlegende Unternehmensprozesse definieren die Ausstattung des Hotelomat.

 

Wichtige Hardware-Komponenten

  • Touchscreen
  • Ausweisscanner
  • PC System und Betriebssoftware
  • ePayment Kartenzahlung inkl. Bondrucker
  • Kartenausgabe /-Rückgabe
  • LAN Verbindung
  • Barcodescanner

optionale Bauteile

  • feste Tastatur mit Trackball
  • Kamera
  • Wifi Hotspot
  • Unterschriftenpad
  • Näherungssensor

3 typische Szenarien im Gastgewerbe

Zum Verständnis der Funktionsweise eines Hotelomaten und den Rahmenbedingungen im Übernachtungsgewerbe skizzieren wir 3 typische Szenarien.

Keine Rezeption – Konzept Boardinghouse

offene Hotellobby wie in einem Café.

In Zukunft wird es Hotels geben, die nur mit wenig Personal auskommen. Alle Kommunikationsprozesse sind digitalisiert und der Service ist vollautomatisiert. Diese Einrichtungen gestalten sowohl den Buchungsprozess als auch den Anmelde- und Abmeldeprozess im Gebäude über das Internet via Webseite, Apps, E-Mail, Paypal und Smartphone. Mit der elektronischen Voranmeldung wird nur der passende QR-Code eingescannt und Türen öffnen sich von allein. Türcodes werden per Pushnachricht (iBeacon) auf das Smartphone gesendet, Zimmerbestellungen per App organisiert.

private Pension – kleines Gastgewerbe

kleines Gastgewerbe im Familienbetrieb

Traditionelle Familienbetriebe und andere kleine Gastgewerbe mit 20-30 Betten (Zimmern)  müssen rund um die Uhr die Rezeption selber managen. Für Reisende außerhalb der normalen Ankunftszeiten wird es deshalb schwierig an den Schlüssel zu kommen, ohne jemanden zu wecken. Digitale Technologien sind selten bereits Teil der Unternehmenskultur. Bevor dann ein Hotelomat angeschafft wird, sollten eher Investitionen in die Software fließen, denn diese ist auch für den Self-Service-Check-In maßgebend. Der Automat muss mit der passenden Datenbank kommunizieren können, damit der richtige Schlüssel bereitgestellt wird. Ebenso

Hotelketten

Große Hotels mit vielen Betten und Zimmern

Große Hotelketten sind bereits im Digitalisierungszeitalter angekommen. Durch die hohe Auslastung und weiteren Services (Restaurant, Bar, Sauna) ist immer Personal vor Ort für die Erstausgabe der Schlüssel(-karten). Dennoch werden Registrierungsprozesse (Kurtaxe) und Check-Out über interaktive Infoterminals  unterstützend begleitet. Digital Signage Funktionen oder der Verkauf von zusätzlichen Hotel-Dienstleistungen lassen sich ebenfalls mit diesen Touchscreen-Lösungen in der Lobby umsetzen.

Fazit:

Hotelomaten sind Investitionsgüter, die aber nach genauer Konzeption schnell den Break-Even erreichen, denn Personalkosten können definitiv gesenkt werden. Software ist Grundlage aller Digitalisierungsprozesse.

Analysieren Sie den Workflow in Ihrem Hotel genau. Wie viel Prozent der Gäste werden in Zukunft das interaktive Infoterminal nutzen. Wen wollen Sie erreichen mit zusätzlichen Inhalten und Mehrwerten?